Главная » Справочник » Документационное обеспечение управленческой деятельности » Веб-документы

Веб-документы

С появлением и развитием сетевых технологий корпоративного и общего пользования (локальных сетей, Интернет) возник новый тип документа — веб-документ, который можно определить как «электронный документ, для использования которого необходимы сетевые компьютерные технологии».

Веб-документы содержатся на веб-страницах — логических единицах сети, однозначно определяемых адресом (URL) и являющихся составной частью веб-сайта (сайта).

Информационная составляющая веб-документа — это информация, содержащаяся на веб-страницах. Управленческая информация может содержаться на страницах корпоративного (внутреннего) сайта организации, а также официального сайта организации в сети Интернет.

Особенность веб-документов заключается в том, что:

большинство из них — не имеет бумажных аналогов и может быть представлено исключительно в цифровой форме, так как значительная часть содержимого сайта представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется;
их достоверность иногда вызывает сомнению, поскольку содержание и местонахождение веб-документов может быть преднамеренно или случайно изменено (например, при реструктуризации сайта, обновлении информации, сбоях в работе сервера или в результате потери данных при вирусной атаке).

Сайты периодически обновляются, и их содержание и структура характеризуются очень высокой динамичностью.

Одной из целей реализуемой в настоящее время в России концепции «электронного правительства» является обеспечение доступности для организаций и граждан официальных информационных ресурсов органов государственной власти и управления.

Развивается практика использования информационных ресурсов Интернет в научных исследованиях и в обмене информацией через электронные научные издания.

Интересно

Согласно требованиям Высшей аттестационной комиссии (ВАК) Минобрнауки России, при присвоении научных степеней и званий в качестве научных публикаций могут быть признаны публикации в электронных изданиях, зарегистрированных в Федеральном государственном научно-техническом центре «Информрегистр».

Отечественными специалистами в области библиотечного дела как один из вариантов предлагается следующий способ описания отдельных веб-страниц:

Автор. Заглавие. Общее обозначение материала. (Электронный адрес (.URL) Дата обращения.

Например,

Степанов В.К. Применение Интернета в информационной деятельности: Интерактивный учебник: [Электронный ресурс]. — http:// www.libs.ru/doc/textbook). — Проверено 20.12.2013.

Для того, чтобы информация официальных веб-страниц (органов власти и управления, учреждений и предприятий) могла быть использована для принятия управленческих решений, необходимо обеспечивать ее сохранность и неизменность.

Применение веб-документов в управленческой и научной деятельности вызывает необходимость управления веб-документами, в которое входит:

правильное описание веб-документов (включение в структуру веб-страниц метаданных, позволяющих однозначно идентифицировать информацию;
обеспечение достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы веб-документов (то есть тех его свойств, которые позволяют использовать документ в управленческой деятельности, в том числе и в качестве доказательства);
управление веб-документами в процессе всего их жизненного цикла — от создания до передачи на архивное хранение или уничтожение.

Зарубежный опыт показывает, что документами, находящимися на веб-сайтах, необходимо управлять в рамках обшей стратегии управления электронными документами организации.

Для этого в организации должен быть принят регламент работы с веб-документами, устанавливающий порядок публикации, размещения, хранения и удаления документов корпоративного сайта.

Этот регламент может быть самостоятельным организационным документом или включен в состав инструкции по делопроизводству организации.

В функции ДОУ входит как обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирования), так и организация работы с документами учреждения или предприятия.

Предыдущая статья Бухгалтерская документация Следующая статья Документы системы менеджмента качества

Статьи по теме