Главная » Справочник » Учет расчетов, кредитов и займов » Учет расчетов с подотчетным лицом

Учет расчетов с подотчетным лицом

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов; расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели:

на хозяйственные нужды;
командировочные расходы;
оплату представительских расходов.

Представительские расходы это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы:

на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются:

расходы по найму жилого помещения;
расходы по проезду к месту командировки и обратно;
суточные;
другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны:

с покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Интересно

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т. п.

Учет операционно-хозяйственных расходов. Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия.

В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

либо под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
либо в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются:

товарный чек магазина;
накладные;
кассовые чеки;
квитанции к приходным кассовым ордерам;
акты выполненных работ, оказанных услуг;
счета-фактуры;
проездные документы;
акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
главная книга;
иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (табл. 2). Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Учет расчетов с подотчетным лицом

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса» – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи;
Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);
Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» – отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 – отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 – учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71 – приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 – приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
Дебет 50 «Касса» Кредит 71 – на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 – отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71 – на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71 – если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71 – если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71 – если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 – если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71 – приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.