Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов
Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.
Принципы и направления движения конфиденциальных документов в традиционном и электронном видах в любой организации едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов.
При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации, обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки информации по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.
Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота.
К ним относятся:
- кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;
- несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;
- тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;
- подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;
- дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;
- ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);
- случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;
- считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;
- утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и средствами офисной техники;
- гибель документа в условиях экстремальной ситуации;
- непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников, обслуживающих информационные системы;
- угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.
В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.
Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
Дополнительными мероприятиями, проводимыми в организации, в рамках защищенного документооборота являются:
- ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных рамками выполняемых ими служебных обязанностей;
- персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
- персональная ответственность каждого сотрудника организации за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
- жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей организации.
Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет:
- одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов;
- нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;
- формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;
- создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.
Любому движению конфиденциального документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа не усложняющие работу персонала с документами и не увеличивающие сроки движения и исполнения документов.
Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.
- Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение
- Структура перечня и порядок его применения
- Формирование и хранение дел конфиденциальных документов
- Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов
- Подготовка и передеча дел в архив
- Экспертиза ценности документов
- Формирование и оформление дел
- Систематизация и учет документов в организации
- Регистрация документов, контроль исполнения и организация поисковой системы по документам
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу