Организация работ

Основанием для начала работ служит заявка по установленной форме и направленная заказчиком в орган по сертификации. Этап организации работ представлен на рис. 1.

Рисунок 1 –Блок-схема организационного этапа

К заявке прикладывается следующая информация:

• общая характеристика организации, ее наименование, юридический и фактический адреса и адреса производственных площадок, юридический статус, сведения о человеческих ресурсах (при наличии нескольких производственных площадок, включая временные – по каждой производственной площадке) и технических ресурсах;
• заявляемая область сертификации (область применения СМ);
• заявление о согласии организации выполнять правила сертификации, регламентированные настоящим стандартом, и предоставлять информацию, необходимую для проведения аудита;
• наименование стандарта или других нормативных документов, на соответствие которым планируется сертификация СМ.

Примечание – К техническим ресурсам относят: здания, помещения, оборудование, программное обеспечение, транспортные средства и др.

Заказчик оформляет заявку на русском языке. Примечание – Основанием для начала работ может служить письмо-обращение, составленное в произвольной форме. При направлении в орган по сертификации письма-обращения и подтверждении возможности проведения сертификации заказчик оформляет заявку на сертификацию и направляет ее в орган по сертификации.

В случае принятия заявки стоимость работ по анализу заявки включается в договор на проведение сертификации СМ. В случае отказа в принятии заявки орган по сертификации приводит в извещении основание для отрицательного решения. В случае положительного решения о принятии заявки на сертификацию СМ орган по сертификации и заказчик заключают договор.

Перед заключением договора орган по сертификации проводит оценку трудозатрат на проведение сертификации по правилам, установленным в органе по сертификации. Трудозатраты определяют исходя из рассчитанной органом по сертификации продолжительности аудита в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021 и ГОСТ Р 54318.

После определения общей продолжительности сертификации Орган по сертификации распределяет эту продолжительность между первым и вторым этапами аудита. Обычно время, затрачиваемое на первый этап аудита, составляет 20%-40% от общей продолжительности аудита. Процесс расчёта продолжительности должен быть задокументирован. Возможно заключение отдельных договоров на проведение первого и второго этапов аудита.

Орган по сертификации при необходимости, обусловленной загруженностью персонала органа, территориальной удаленностью заказчика, форсмажорными обстоятельствами, может поручить проведение от имени органа по сертификации части аудита СМ заказчика другому органу по сертификации (подрядчику).

Для подтверждения взаимного соответствия процедур аудита и оценки орган по сертификации может проверить и оценить компетентность персонала подрядчика, а также документально оформленные процедуры сертификации и используемые в ходе аудитов рабочие документы.

Орган по сертификации должен получить согласие заказчика на передачу работ подрядчику. Орган по сертификации заключает с подрядчиком договор, в котором должны быть указаны сроки аудита, стоимость работ и обязательства сторон. По результатам аудита подрядчик в недельный срок (после завершения аудита) должен представить в орган по сертификации экземпляр акта по результатам аудита.

Орган по сертификации, передающий часть своей деятельности другому органу, несет полную ответственность за проведенный подрядчиком аудит, а также несет ответственность за принятие решения о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия, подтверждении, приостановлении действия сертификата, расширении, сужении области сертификации или отмене сертификата.

После оплаты работ по договору орган по сертификации распоряжением руководства назначает председателя комиссии по сертификации (далее – комиссия) и формирует ее состав. Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя комиссии.

Для обеспечения полной компетентности комиссии, достаточной для проведения конкретного аудита, необходимо назначать членов комиссии таким образом, чтобы комиссия в совокупности обладала знаниями критериев, процедур и методов аудита, а также специальными знаниями специфики производственных процессов.

Если комиссия состоит из одного эксперта, он должен обладать компетентностью, достаточной для проведения аудита. Если эксперты в комиссии в совокупности не обладают необходимыми знаниями и опытом по конкретным видам экономической деятельности, то в комиссию должен (ны) быть включен(ы) технический(е) эксперт(ы).

При необходимости состав комиссия может быть дополнен переводчиком (переводчиками). Орган по сертификации должен выбирать переводчиков руководствуясь принципом беспристрастности. Состав комиссии утверждает руководство органа по сертификации. О составе комиссии информируют проверяемую организацию.

Примечания:

1. Орган по сертификации по просьбе заказчика может заменить конкретного члена комиссии по обоснованным мотивам, например, сети предлагаемый член комиссии ранее работал в проверяемой организации или во время предыдущего аудита проявлял не этичное поведение и др. Возникающие претензии к составу комиссии должны быть разрешены до начала аудита.
2. Технические эксперты и стажеры при рассмотрении свидетельств и формировании наблюдений аудита имеют только право совещательного голоса.
3. В тех случаях, когда при проведении аудита необходимо присутствие наблюдателей см. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021), орган по сертификации должен согласовать этот факт с  заказчиком до начала проведения аудита.